Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SUMINISTROS DOÑA CONCHITA S.A.S. – suministrosdc.com

Versión: 1.1

Fecha de entrada en vigencia: 20/01/ 2026

Responsable del tratamiento: SUMINISTROS DOÑA CONCHITA S.A.S. – NIT 900.471.030-6

Sitio web: https://suministrosdc.com | Canales de contacto para Habeas Data: Correo: soporte@suministrosdc.com | WhatsApp: 313 339 0265

1. Marco legal y objeto

La presente Política establece los lineamientos de tratamiento de datos personales que realiza SUMINISTROS DOÑA CONCHITA S.A.S. (en adelante “la Compañía”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 (para datos financieros), y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta Política regula la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, supresión y protección de los datos personales de los titulares, y es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, proveedores, aliados y terceros encargados.

2. Definiciones y ámbito de aplicación

Los términos utilizados (como “titular”, “responsable”, “encargado”, “tratamiento”, “dato personal”, “dato sensible”, etc.) tienen el significado establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta Política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por la Compañía en el desarrollo de su actividad comercial y de prestación de servicios, tanto por medios presenciales como digitales.

3. Principios rector

Todos los tratamientos se ajustarán a los principios de:

Legalidad, Finalidad, Transparencia, Acceso y circulación restringida, Seguridad, Veracidad / calidad, Minimización, Conservación proporcional

4. Categorías de datos recolectados

La Compañía podrá recolectar y tratar datos personales de las siguientes categorías:

4.1 Datos de identificación

Nombres y apellidos | Tipo y número de documento | Fecha de nacimiento | Dirección | teléfonos | correo electrónico

4.2 Datos de contacto

Correo electrónico | Teléfono móvil | Dirección física

4.3 Datos financieros

Datos bancarios | Referencias de pago | Historial de transacciones

(Relevantes para facturación y recaudo vía AvalPay.)

4.4 Datos operativos

Información del estudiante (curso, jornada) | Preferencias de menú | Historial de uso del servicio | Comunicaciones con la Compañía | Registros de PQRS

4.5 Datos sensibles

Solo si es estrictamente necesario y con autorización:

Alergias alimentarias | Restricciones médicas | Soportes de incapacidad

5. Finalidades del tratamiento

La Compañía trata los datos personales para las siguientes finalidades:

Cumplir con la prestación del servicio de alimentación escolar.

Gestión contractual, facturación, recaudo y conciliaciones (incluyendo el uso de AvalPay como pasarela de pagos).

Atención de solicitudes, reclamos, PQRS y novedades operativas.

Comunicaciones operativas del servicio (horarios, cambios, cierres).

Cumplimiento de requerimientos legales, tributarios y de control.

Prevención de fraude y seguridad de la información.

Con el consentimiento explícito del titular: envío de comunicaciones comerciales y encuestas de satisfacción.

6. Autorización y manifestación de voluntad

Los datos personales serán tratados con autorización previa, expresa e informada del titular o de su representante legal cuando aplique. Esta autorización puede recaerse por medios escritos, electrónicos o digitales (formularios web, mensajes de texto, correos electrónicos, etc.) y podrá ser consultada posteriormente.

7. Tratamiento de datos de NNA (menores)

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) se realizará únicamente cuando responda a su interés superior, con la autorización del representante legal y siempre limitado a lo estrictamente necesario para prestar el servicio seguro.

8. Datos recabados a través de la página web

En https://suministrosdc.com se podrán recolectar datos cuando el usuario:

Completa formularios de contacto| Se suscribe a comunicaciones | Realiza solicitudes de servicio | Hace pagos a través de AvalPay

El sitio web puede usar herramientas analíticas con datos agregados y no individualizados.

9. Uso de pasarela de pagos – AvalPay

Cuando se realizan transacciones, los datos financieros son recolectados y procesados por AvalPay, quien actúa como encargado del tratamiento bajo normas de confidencialidad y seguridad. La Compañía no almacena datos completos de tarjetas de crédito/débito; estos están bajo responsabilidad de AvalPay según sus políticas.

10. Transferencia y circulación de datos

La Compañía podrá compartir datos personales con:

Proveedores de servicios de pago (AvalPay) | Plataformas tecnológicas y de correo | Entidades públicas en cumplimiento de obligaciones legales | Bancos y aliados logísticos

Estos terceros se vinculan bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.

No se realizará transferencia internacional de datos sin cumplir con estándares legales y mecanismos válidos.

11. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos

Solicitar prueba de la autorización

Ser informados sobre uso y transmisión de sus datos

Revocar la autorización

Solicitar supresión de datos

Acceder a sus datos

Los NNA podrán ejercer estos derechos a través de su representante legal.

12. Procedimientos para consultas y reclamos (Habeas Data)

Canales:

📧 habeasdata@suministrosdc.com

📱 WhatsApp: 313 339 0265

Asunto sugerido: “Habeas Data – Derecho de Petición”

Plazo de respuesta: 15 días hábiles (legal).

13. Medidas de seguridad

La Compañía adopta medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales, prevenir accesos no autorizados, usos indebidos o alteraciones.

14. Conservación de datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades, obligaciones legales y contractuales, y los plazos exigidos por normas contables y tributarias.

15. Actualización de la política

La política puede actualizarse por requerimientos legales o de operación. Las versiones serán publicadas en el sitio web y, cuando proceda, notificadas a los titulares.